Reservación de parques

family at park picnic table

Reglas y normas para reservar áreas de los parques

Agradecemos su deseo de celebrar su evento en uno de los muchos parques que se pueden reservar en Eugene. Estos espacios únicos y espectaculares se pueden utilizar para reuniones privadas, tales como fiestas de cumpleaños, bodas, reuniones de generación escolar, comidas campestres de compañías y también para acontecimientos abiertos al público, como fiestas de recaudación de fondos, conciertos, caminatas o carreras organizadas u otras celebraciones comunitarias. El siguiente reglamento proporciona una visión general del proceso de alquiler de estos espacios.


Toda "reunión pública, reunión privada, desfile, picnic u otro evento que involucre a más de 20 personas en un parque de la ciudad" necesitará permiso. Muchas de las instalaciones y áreas en los parques de la ciudad se pueden reservar completando una solicitud y pagando el alquiler requerido, junto con las tarifas de depósito que serán reembolsables.


Las solicitudes de permiso están disponibles en línea, o en las oficinas de Parks and Open Space (Parques y Espacios Abiertos), 1820 Roosevelt Blvd. in Eugene. Antes de presentar su solicitud de permiso, llame por favor al 541-682-4800 o visite nuestras oficinas para que podamos asistirle en el proceso y atender sus necesidades particulares para el alquiler de su evento. Los parques sólo pueden reservarse durante el año calendario actual para la mayoría de los eventos. Las reservaciones se toman por orden de llegada. El registro regular comienza el primer día hábil del año calendario. Para los eventos que se han celebrado en el mismo lugar y en la misma fecha o fin de semana durante tres años consecutivos, se tomarán las reservaciones en diciembre del año anterior al evento.


Permisos, Tarifas de alquiler y Proceso de solicitud

Las tarifas de solicitud de permiso no son reembolsables, incluso en los casos en que se cancele la reservación. Se requiere un permiso de uso para eventos especiales si cualquiera de los siguientes puntos son pertinentes:

  • Si se cobra una cuota de admisión por asistir al evento
  • Si se utilizan toldos, carpas, puestos, equipo inflable o escenarios
  • Si se promociona como un evento público
  • Si se utiliza sonido amplificado como parte del evento
  • Si se utiliza el parque o espacio abierto como un sitio con finalidades de ensayo para un evento
  • público que excede la capacidad de las instalaciones por alquilar
  • Si se trata de eventos de carreras, caminatas o ciclismo

Una vez que haya completado la solicitud para el permiso y todas las tarifas y documentos requeridos se hayan enviado, al menos una semana antes de su evento, nuestro personal revisará su solicitud y se esforzará por conseguir su aprobación. Tenga en cuenta que la reservación de una instalación del parque no constituye uso exclusivo para todo el parque. Si bien se puede controlar la admisión a la zona del evento, el propio parque deberá permanecer abierto al público en general.


Al momento del evento debe tener en su poder una copia del permiso de uso del parque que esté aprobado. Además, Ud. y su grupo serán responsables de seguir todas las reglas del parque. Por favor, consulte el Contrato de Reservaciones del Parque que se le proporcionó. 


Otros requisitos e información adicional

Bebidas alcohólicas

El alcohol se permite en algunos de los parques, aunque solamente mostrando la comprobación de la responsabilidad civil de los anfitriones para el consumo de licor que debe presentarse con la solicitud del alquiler. Se prohíbe en todos los parques el licor fuerte y los envases de vidrio.


Amplificador de sonido

Se requiere que presente el horario y los detalles del entretenimiento o tipo de comunicación o avisos si se utiliza sonido amplificado para su evento.


Toldos, carpas y permisos de equipo

Se requiere un plano del lugar para las carpas, los toldos, los inflables, escenarios y colocación de equipo. Además, se requiere un permiso para las carpas que sean mayores de 1.500 pies cuadrados y toldos de más de 2.000 pies cuadrados. Para obtener información adicional, comuníquese con el Departamento de Servicios Médicos de Incendios y Emergencias de la Oficina de la Jefatura de Bomberos al 541-682-5411.


Permiso de alimentos

Los reglamentos de salud del condado requieren que debe obtener una licencia temporal de restaurante en todo evento que sea público, si se sirve, vende o regala comida. Sin embargo, no se requiere una licencia para eventos privados limitados a los miembros y / o invitados. Comuníquese con las oficinas de Salud Ambiental del Condado de Lane (Lane County Environmental Health) al 125 East 8th Ave., Eugene, OR 97401, o llame al 541-682-4480 para mayor información.


Permisos de acceso de vehículos

Se requiere un permiso para manejar un vehículo motorizado sobre los senderos peatonales y los senderos para bicicletas. Se puede acceder a los refugios de picnic con un vehículo para descargar y cargar solamente. Estacione todos los vehículos en las áreas designadas solamente. No se permite estacionarse o manejar sobre el césped, o áreas ajardinadas, ni bajo los árboles, a menos que tenga un permiso por escrito de la Gerencia de Mantenimiento del Parque.


Consideraciones adicionales

Acceso

Se deben tomar medidas para asegurarse de que las personas con discapacidades tengan acceso a las aceras, bordillos o rampas, baños y estacionamiento designado.


Limpieza

Los organizadores del evento son responsables de recoger y eliminar adecuadamente toda la basura que resulte de su evento. Si la basura excede la capacidad de los recipientes de basura disponibles en las instalaciones alquiladas, los organizadores y los vendedores deberán llevarse el exceso. El depósito de seguridad se retendrá si la basura no se retira del parque.


Contacto de emergencia

Cualquier problema o daño debe reportarse inmediatamente a la División de Parques y Espacios Abiertos (Parks and Open Space Division). Llame al 541-682-4800 durante las horas de oficina, o al 541-682-5111 para comunicarse al centro de policía, no de emergencia, los fines de semana. Se notificará a nuestro personal de guardia.


Horas del evento

Se deben reservar los parques y los resguardos o refugios entre las 6:00 a.m. y las 11:00 p.m. excepto para el resguardo del Hendricks Park, que se puede reservar de las 9:00 a.m. y las 10:00 p.m. Toda la instalación y eliminación del equipo, las estructuras y los materiales se deben completar dentro del tiempo de la reservación, de manera que es siempre buena idea darse un mayor tiempo adicional.


Llaves

Favor de devolver todas las llaves a las oficinas principales del 1820 Roosevelt Blvd. al siguiente día hábil después de su evento.


Baños o servicios

Se requieren dos baños por cada 200 personas. Al menos uno de ellos debe ser accesible a las personas con discapacidades. Si no hay suficientes baños en el sitio, se deben proporcionar baños portátiles y retirarlos el mismo día del evento a expensas de los organizadores.


Mapas de ruta

Los mapas de la ruta se deben presentar para todos los eventos de ciclismo, carreras y caminatas. La Ciudad de Eugene puede hacer cambios en las rutas para abordar los problemas operativos o de seguridad pública.


Seguridad y control de tráfico

Se debe presentar un seguro de responsabilidad general, un plan de control de estacionamiento y un plan de control de tráfico junto con la solicitud de reservación si se espera que asistan más 50 personas.


Servicios de limpieza y mantenimiento

Normalmente los resguardos o refugios para picnic están limpios y mantenidos antes de comenzar el periodo de alquiler.


Servicios públicos

La electricidad, el agua potable y los vertederos de aguas residuales son limitados en todos los parques. Los refugios o resguardos del Alton Baker Park son los mejores equipados para dar cabida a un evento especial. En los refugios de Alton Baker Park y Hendricks Park, la electricidad está disponible todo el año y el agua está disponible de abril a octubre. Las servicios públicos normalmente se activan justo antes del inicio del alquiler. La disposición de carbón y agua gris sólo está disponible en el Resguardo Núm. 2 de Alton Baker.